Não faltam detalhes a serem considerados quando você é proprietário de uma pequena empresa. Obter os princípios básicos de back-office de suas práticas de contabilidade em ordem desde o início – rastreando receitas, despesas e lucros – irá mantê-lo longe da papelada e confusões de fluxo de caixa, e permitirá que você se concentre no importante trabalho de crescimento de seus negócios.
Você pode conseguir manter seus próprios livros no início. Mas, à medida que sua empresa cresce e a hora do imposto se aproxima, você pode se sentir um pouco perdido. As taxas para declaração de impostos incorreta ou contabilidade confusa podem ser altas, sem mencionar o tempo que você gasta corrigindo erros.
Antes de ter problemas, considere contratar um contador ou automatizar suas práticas contábeis com uma das muitas ferramentas de software de contabilidade empresarial disponíveis para você como QuickBooks, por exemplo.
A contabilidade é uma tarefa necessária de todas as empresas. Ele ajuda você a gerenciar suas operações, planejar com antecedência e evitar uma auditoria, fornecendo ao serviço de Receita Federal o que ele precisa. Para continuar avançando em direção às suas metas de longo prazo e aumentar os lucros, siga estas dicas comprovadas de contabilidade para pequenas empresas.
Você pode ficar tentado a colocar a contabilidade no final de sua lista de tarefas, mas seguir os procedimentos corretos pode preparar seu negócio para o sucesso.
Aqui estão as principais dicas e truques de contabilidade para pequenas empresas:
1. Despesas comerciais e pessoais separadas
Ter uma conta bancária comercial dedicada para verificação e poupança economiza horas preciosas quando for contabilizar as despesas comerciais dedutíveis. Acostume-se a usar contas bancárias diferentes para negócios e compras pessoais. Se você estiver contribuindo com capital para seus negócios com seus ativos pessoais, certifique-se de documentar claramente a contribuição.
Manter uma conta bancária e um cartão de crédito comercial também o ajudará a limitar a exposição legal a dívidas comerciais se você tiver uma sociedade de responsabilidade limitada ou corporação.
Em geral, você não pode deduzir despesas pessoais em uma declaração de imposto de renda comercial. Se você usar uma propriedade tanto para negócios como para uso pessoal, como um carro ou escritório doméstico, a parte do tempo que você usa a propriedade para negócios é dedutível. Caso contrário, a dedução de despesas pessoais em uma declaração de imposto de renda não é permitida.
2. Acompanhe todas as despesas
Identifique e categorize cada despesa e rastreie seu fluxo de caixa para garantir que você possa maximizar as reduções e créditos fiscais. Os gastos podem aumentar rapidamente e você pode facilmente ficar sem dinheiro. Use seus cartões de crédito empresariais para todas as compras e você não vai acabar com uma carteira cheia de recibos de papel para classificar. Isso também significa que você pode ganhar recompensas e dinheiro de volta pelos seus gastos. Quando o dinheiro é sua única opção, arquive cópias digitais dos recibos em seu software de contabilidade ou em pastas de arquivo. O método de contabilidade escolhido terá impacto sobre quando registrar despesas e receitas.
3. Registre a receita com precisão
Empréstimos, receitas de vendas e outras infusões de dinheiro são fáceis de perder de vista, mas você precisa manter o controle de todo o seu fluxo de caixa recebido. Do contrário, você pode acabar pagando menos impostos e isso pode levar a penalidades evitáveis. Assim como acontece com as despesas, seu método de contabilidade determinará exatamente quando registrar a receita.
4. Considere a contratação de um profissional, mesmo que temporariamente
Contratar um técnico em contabilidade ou contador profissional, mesmo que por apenas algumas horas por semana ou mês, pode fazer uma grande diferença.
Um profissional manterá seus registros atualizados e organizados, e estará mais bem equipado para saber sobre possíveis taxas, lacunas ou deduções fiscais adicionais para as quais você possa ser elegível. Compreender as diferentes disposições e requisitos das taxas tributárias pode ajudá-lo a obter vantagens fiscais e economizar tempo. Apenas certifique-se de que, quando contratar um contador, ele fale com você de uma maneira que você possa entender.
5. Automatize as práticas de contabilidade com software de contabilidade
O software de contabilidade é uma ótima ferramenta para praticamente qualquer pequena empresa. Você pode usá-lo por conta própria ou fornecer acesso seguro ao seu contador, caso decida contratar um. O QuickBooks é o software de contabilidade mais conhecido, embora agora também haja vários outros concorrentes. Você deve ser capaz de vincular sua conta bancária ou cartão de crédito a qualquer bom software de contabilidade. O software rastreará suas receitas e despesas, categorizará, permitirá que você envie e pague faturas e gerará relatórios.
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6. Dedique tempo para atualizar seus livros
Dedique um tempo semanal em seu calendário para colocar a papelada necessária em ordem e evitar que recibos e contas a receber se acumulem. Certifique-se de cumprir o tempo que você reservou. Isso pode ajudá-lo a economizar muito trabalho à medida que a temporada de impostos se aproxima.
7. Controle os custos trabalhistas
Funcionários remunerados, incluindo você, podem representar até 70% do orçamento total de uma empresa. Anote as horas extras, vantagens e outros benefícios que você oferece para evitar pagamentos excessivos ou insuficientes. Seu contador ou software de contabilidade também deve ser capaz de ajudá-lo a calcular e pagar seus impostos sobre a folha de pagamento, que têm regras e prazos diferentes do imposto de renda.
8. Espere grandes despesas
Atualizações de computador, substituição de equipamentos e prazos de impostos não devem ser uma surpresa. Despesas de capital maiores costumam surgir durante os meses mais lentos, portanto planeje com antecedência para evitar uma crise de caixa. Mesmo que sinta o aperto de grandes compras agora, você pode se beneficiar de incentivos fiscais mais tarde.
9. Manter registros de estoque
O roubo custa muito às empresas a cada ano e pode prejudicar seus livros. Evite o extravio de mercadorias ou roubo anotando datas de compra, números de estoque, preços de compra, datas de venda e preços de venda. Quanto mais organizado, melhor. Você pode comprar um software autônomo de gerenciamento de estoque para ajudá-lo nessa tarefa, ou muitos softwares de contabilidade integrados às ferramentas de gerenciamento de estoque.
10. Acompanhamento de Faturas e Recebíveis
Só porque você enviou uma fatura, não significa que receberá o pagamento. Evite pagar a mais em impostos e horas gastas vasculhando sua conta de receita e lista de contas a receber voltando com fornecedores que devem dinheiro a você. Envie faturas logo após um trabalho para aumentar as chances de pagamento imediato e faça o acompanhamento com lembretes amigáveis conforme o prazo se aproxima. Você pode até oferecer descontos no pagamento antecipado para incentivar seus clientes a pagar rapidamente.
11. Crie projeções financeiras para anos futuros
Mesmo que sua empresa seja financeiramente sólida hoje, você deseja garantir que as coisas continuem positivas. Usando projeções e relatórios financeiros – como uma análise de tamanho comum ou demonstrativo geral de lucros e perdas – você pode estimar onde sua empresa estará no ano seguinte e até dois ou três anos depois. As projeções financeiras podem ajudá-lo a descobrir onde investir a receita do negócio e se e quando você precisará começar a solicitar um empréstimo comercial.
A previsão financeira pode ser complicada porque você tem que descobrir como as despesas podem mudar devido a forças naturais (por exemplo, inflação), bem como as decisões de seus clientes. O mesmo é verdadeiro para a receita, onde você terá que levar em consideração os aumentos de preços e o número de clientes que o marketing gerará a cada ano. Conversar com seu contador é uma boa maneira de desenvolver projeções financeiras realistas.
Siga estas dicas para manter o crescimento de sua empresa
As finanças são a espinha dorsal de qualquer empresa, portanto, essas dicas e truques de contabilidade para pequenas empresas são essenciais para o sucesso dos negócios. Entre em contato com um contador, se ainda não tiver um, e pergunte qual é o melhor lugar para começar! Seguindo essas dicas de contabilidade para empresas iniciantes ou estabelecidas, você garantirá que sua empresa seja financeiramente saudável agora e por muitos anos.
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